whistleblowing

1.  FINALITÀ DELLA PROCEDURA

• La presente procedura (di seguito anche “Policy”) del CAF CNA S.R.L., intende disciplinare le
  modalità di effettuazione e gestione delle segnalazioni, inviate o trasmesse, da chiunque abbia
  rapporti con il «CAF CNA S.R.L.» , NON in forma anonima, riguardanti presunte irregolarità o illeciti
  di cui si sia venuti a conoscenza.
  Più in dettaglio, obiettivo della presente procedura è, da un lato, quello di descrivere e
  regolamentare il processo di segnalazione di presunte irregolarità o illeciti, fornendo al segnalante
  (cd. whistleblower) chiare indicazioni operative circa l’oggetto, i contenuti, i destinatari e le
  modalità di trasmissione delle segnalazioni, nonché riguardo alle forme di tutela predisposte dalla
  Società in conformità alle disposizioni normative; dall’altro, quello di disciplinare le modalità di
  accertamento della validità e fondatezza delle segnalazioni al fine di intraprendere, se del caso, le
  opportune azioni correttive e disciplinari.

3. DEFINIZIONI

Ai fini di cui alla presente Policy i termini di seguito indicati hanno il seguente significato:

• Destinatari: si intende le persone fisiche che hanno avuto direttamente o indirettamente
  informazioni in merito alle violazioni e che siano stati informati della procedura di segnalazione,
  quindi dipendenti, addetti del CAF CNA, terzi quali fornitori, clienti visitatori potenziali clienti, utenti
  e comunque soggetti che abbiano rapporti con il «CAF CNA s.r.l.» .
• Segnalazioni: si intende la denuncia di una violazione, di qualsiasi notizia, non anonima,
  riguardante violazioni reali o sospette/presunte, violazioni della legge penale rilevanti ai sensi e per
  gli effetti del D.Lgs. n. 24/2023 e/o, comportamenti o pratiche non conformi a quanto stabilito dal
  Codice Etico/Comportamentale del «CAF CNA S.R.L.» , dal Modello di Organizzazione e Gestione
  adottato e pubblicato sul sito. Denuncia di azioni che causino o possano causare danni al CAF CNA
  S.R.L., ai suoi dipendenti e terzi.
• Segnalante: si intende il soggetto che effettua la Segnalazione siano essi dipendenti (inclusi
  amministrativi, dirigenti), collaboratori, componenti degli organi sociali, amministrativi, terzi
  (clienti, fornitori, consulenti, utenti ecc.) e, in generale, chiunque sia in relazioni d’affari con il CAF
  CNA s.r.l. Il Segnalante dovrà ricevere specifica informativa in merito al trattamento dei propri dati
  identificativi e/o contenuti nella segnalazione.
• Persona Segnalata/Segnalato: è l’autore o il presunto autore della violazione.
• Facilitatore: sono le persone fisiche che assistono un Segnalante nella procedura di segnalazione
  e sono collegate a quest’ultimo.
• Persone Correlate: sono le persone fisiche che hanno una relazione personale o lavorativa con il
  Segnalante.
• Istruttore: si intende l’organismo incaricato della gestione delle segnalazioni pervenute. Il CAF
  CNA S.R.L. ha individuato nel Direttore quale Responsabile della Prevenzione della Corruzione e
  della Trasparenza e nel Responsabile Amministrativo le figure di Istruttori. Per le Segnalazioni che
  riguardano i singoli istruttori le indagini saranno eseguite dall’altro istruttore.

4. AMBITO DI APPLICAZIONE DELLA PROCEDURA

• La presente procedura disciplina le segnalazioni provenienti da tutti coloro che hanno rapporti con
  il CAF CNA S.R.L., che facciano parte della sua struttura “interna” di dipendenti, addetti e
  collaboratori, ma anche le eventuali segnalazioni di condotte illecite e/o di irregolarità provenienti
  da Terze parti, vale a dire fornitori, consulenti, clienti e, in generale, qualunque altro soggetto
  terzo che intrattenga rapporti contrattuali con il CAF CNA S.R.L.
  Quest’ultimo comunica e informa in modo consono tutti i potenziali segnalatori della presente
  procedura circa le modalità di effettuazione e gestione delle segnalazioni, comunicando altresì i
  principi contenuti nella presente Policy.
  In ogni caso, sono da intendere come inderogabili i principi e le regole oggetto di previsione
  legislativa, tra cui quelli concernenti la tutela della riservatezza dell’identità del segnalante ed il
  divieto di atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti di costui per motivi
  collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione effettuata.

5. PRINCIPI GENERALI

Il CAF CNA S.R.L. si impegna a rispettare i seguenti principi generali in materia di Whistleblowing e
si impegna altresì che il proprio Direttore in carica, nella sua qualifica di Responsabile della
Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza, quale Istruttore nelle segnalazioni, nonché i
Segnalanti e le altre persone coinvolte li rispettino.

• PRINCIPIO DI RISERVATEZZA: è garantita la riservatezza dei Segnalanti, delle
  Segnalazioni e delle informazioni contenute al loro interno.
• PRINCIPIO DI PROPORZIONALITA’: le indagini condotte dagli Istruttori, devono essere
  adeguate necessarie e commisurate al raggiungimento dello scopo.
• PRINCIPIO IMPARZIALITA’: l’analisi e il trattamento delle Segnalazioni vengono eseguiti in
  modo oggettivo, indipendentemente dalle opinioni e interessi soggettivi delle persone
  coinvolte.
• PRINCIPIO DI BUONA FEDE: le tutele del Segnalante si applicano anche in caso si riveli
  infondata la Segnalazione, qualora sia stata fatta in Buona Fede. Nessun Segnalante può
  e/o deve approfittare di tale tutela per evitare una sanzione disciplinare a proprio carico se
  è stata fatta una segnalazione volutamente falsa per arrecare un danno ai soggetti
  coinvolti.

6. LE SEGNALAZIONI

6.1 Oggetto e contenuti della Segnalazione

Sono oggetto di segnalazione, ove se ne abbia conoscenza in occasione e/o causa o comunque
nell’ambito del rapporto di lavoro/collaborazione o commerciale con il CAF CNA S.R.L. e ove
possano determinare, in modo diretto o indiretto, un danno economico-patrimoniale e/o di
immagine al CAF CNA S.R.L.:
1. le violazioni o le sospette violazioni della legge penale rilevanti ai sensi e per gli effetti del
D.lgs. n. 24/2023;
2. comportamenti o pratiche non conformi a quanto stabilito dal Codice Etico ed al codice
deontologico del CAF CNA S.R.L. e dal Modello di Organizzazione e Gestione adottato dal CAF
CNA S.R.L.
Le segnalazioni non si applicano a contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un
interesse di carattere personale del Segnalante.
Rientrano invece gli illeciti relativi a:

• appalti pubblici
• servizi, prodotti e mercati finanziari
• prevenzione del riciclaggio e finanziamento del terrorismo
• sicurezza e conformità dei prodotti
• sicurezza dei trasporti
• tutela dell’ambiente
• radioprotezione e sicurezza nucleare
• sicurezza di alimenti, mangimi e salute e benessere di animali
• salute pubblica
• protezione dei consumatori
• tutela della vita privata e protezione dei dati personali
• sicurezza delle reti e dei sistemi informativi.

Le Segnalazioni devono essere circostanziate e fondate su elementi precisi e concordanti,
riguardare fatti riscontrabili e contenere tutti gli elementi utili per effettuare le verifiche e gli
accertamenti necessari a valutarne la fondatezza.
Pertanto, è importante che il Segnalante:

• indichi nome cognome e codice fiscale, indirizzo mail e numero di telefono;
• riporti, in modo chiaro, completo e circostanziato, dove e quando sono accaduti i fatti
  segnalati;
• richiami la legge, il codice etico e/o deontologico che si ritiene violato;
• indichi generalità o altri elementi che consentano di identificare chi ha commesso quanto
  segnalato;
• indichi eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
• indichi/fornisca eventuali documenti che possano confermare la fondatezza della
  Segnalazione;
• fornisca ogni altra informazione o prova che possa costituire un utile riscontro circa la
  sussistenza di quanto segnalato.

6.2 Modalità di Segnalazione

Presso il CAF CNA S.R.L. è istituito un canale di segnalazione digitalizzato, idoneo a garantire la
riservatezza dell’identità del Segnalante e la corretta gestione delle relative Segnalazioni.
Le Segnalazioni devono essere effettuate attraverso la piattaforma YesNology. I Link dedicati ai
segnalanti sono messi a disposizione da parte del CAF CNA S.R.L. con la seguente modalità:

• prevedendo un’apposita sezione sul sito INTERNET con un link ed un QRcode per
  inviare la segnalazione

in entrambe le modalità si aprirà la presente Policy Whistleblowing di cui si dovrà
necessariamente prendere visione e poi si aprirà il collegamento alla piattaforma
YesNology dove si dovrà compilare la pagina in tutti i suoi punti, inserendo nome,
cognome, codice fiscale, indirizzo mail e numero di telefono, attendendo l’invio di un codice
OTP da inserire nell’apposito form, per l’autenticazione a doppio fattore, proseguendo poi
nella compilazione della pagina.
Le segnalazioni perverranno ai due Istruttori in carica, che dovranno garantire sempre la
segretezza dei dati di cui essi vengono a conoscenza eccetto i casi in cui delle segnalazioni e
dell’istruttoria seguente debba essere informato il CDA/Direzione e l’Autorità Giudiziaria
competente e/o ANAC.
Inoltre secondo quanto previsto dal CAF CNA S.R.L. il Responsabile Amministrativo ha incarico
di ricevere apposite relazioni per le attività specifiche che sono a rischio di corruzione,
monitorando periodicamente il rispetto delle tempistiche e delle procedure. In caso di anomalie
accertate di tempi e modalità deve informare senza indugio il Direttore quale Istruttore e
Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza in modo che provveda a
verificare se occorre una istruttoria apposita o meno.

6.3 Compiti e responsabilità

Gli Istruttori sono incaricati di ricevere e gestire le Segnalazioni oggetto della presente Policy
ed hanno ricevuto opportuna nomina come autorizzati.
Trascorsi 7 giorni lavorativi, dal ricevimento della Segnalazione, l’Istruttore deve dare riscontro
al Segnalante ed avviare quanto necessario ad approfondire la questione proposta per
concludere la gestione della Segnalazione entro 90 giorni lavorativi dalla data di ricevimento
della stessa, attraverso comunicazione scritta al segnalante e relazione al CDA/Direzione,
comunicazione che deve contenere un rapporto scritto di quanto è stato svolto e accertato ed
infine le decisioni adottate. Prima della scadenza dei 90 giorni, l’Istruttore, potrà chiedere al
Segnalante di chiarire e/o integrare fatti e informazioni per consentire l’avvio delle verifiche
interne. In questo periodo il termine per la conclusione delle indagini è sospeso. Trascorsi al
massimo 20 giorni dall’invio della richiesta di chiarimenti, senza avere avuto dal Segnalante
alcuna risposta, l’Istruttore, potrà decidere di archiviare la segnalazione. In caso di risposta da
parte del Segnalante che richiedano ulteriori chiarimenti, dall’invio della nuova richiesta il
termine di conclusione dell’indagine di 90 giorni viene sospeso nuovamente fino ad ulteriori 20
giorni. Anche in questo caso se non avrà risposta da parte del Segnalante, l’Istruttore potrà
procedere con l’archiviazione.
Al termine dell’indagine l’Istruttore redigerà un rapporto finale con i seguenti esiti:

• Segnalazione archiviata per infondatezza;
• Segnalazione accolta e inviata al CDA;
• Segnalazione accolta ed inviata all’A.N.A.C.;
• Segnalazione accolta ed inviata alla Procura della Repubblica.

Le Segnalazioni che riguardano il Direttore devono essere inviate al Responsabile
Amministrativo e nel caso saranno inviate direttamente all’A.N.A.C. secondo le modalità da
questo ente previste. Viceversa le Segnalazioni che riguardano il Responsabile Amministrativo devono essere inviate al Direttore e nel caso saranno inviate direttamente all’A.N.A.C. secondo
le modalità da questo ente previste.
Nel caso di trasmissione della Segnalazione ad altre strutture/funzioni/terzi per lo svolgimento
delle attività istruttorie, come per esempio l’invio della segnalazione all’A.N.A.C., dovrà essere
inoltrato solo il contenuto della segnalazione, escludendo tutti i riferimenti dai quali sia
possibile risalire, anche indirettamente, all’identità del Segnalante, salvo che ciò non sia
possibile per le caratteristiche delle indagini da svolgere. In una tale ipotesi, su chi sia stato
coinvolto a supporto dell’Istruttore gravano i medesimi doveri di comportamento volti ad
assicurare la riservatezza del Segnalante.
Sarà compito delle strutture incaricate effettuare tutte le verifiche necessarie ed inviare
all’Istruttore una relazione sulle attività di indagine svolte e sull’esito degli accertamenti
effettuati.
Sulla base degli elementi informativi forniti, gli Istruttori valutano:

• se procedere con l’archiviazione della Segnalazione per assenza oggettiva di
  comportamento illecito e/o irregolarità ovvero per assenza di evidenti e/o ragionevoli
  presupposti per avviare ulteriori approfondimenti;
• se avviare un’attività di audit ovvero di indagine/verifica interna;
• se sia necessario coinvolgere l’Autorità Giudiziaria;
• se sia necessario coinvolgere organi amministrativi o autorità indipendenti investite di
  funzioni di vigilanza e controllo (es. ANAC);
• se e quali funzioni del CAF CNA S.R.L. coinvolgere in caso di Segnalazione in “mala fede”
  (vale a dire di Segnalazione manifestamente opportunistica e/o effettuata con dolo o colpa
  grave) per la definizione delle eventuali azioni da intraprendere nei confronti del
  Segnalante.

In caso di accertata fondatezza della Segnalazione, il CAF CNA S.R.L. adotta gli opportuni
provvedimenti e le necessarie azioni a propria tutela e a tutela dei segnalanti o dei soggetti che
possono essere coinvolti della segnalazione.
Eventuali provvedimenti disciplinari nei confronti del Segnalato, non verranno comunicati al
Segnalante il quale avrà notizia solo del rapporto finale di segnalazione ma senza entrare nei
particolari di eventuali sanzioni.
É cura degli Istruttori, garantire:

• la tracciabilità delle Segnalazioni e delle relative attività istruttorie;
• la conservazione della documentazione inerente alle Segnalazioni ed alle relative attività di
  verifica, in appositi archivi informatici, assicurando gli opportuni livelli di
  sicurezza/riservatezza;
• la gestione dei raccoglitori YesNology utili agli approfondimenti necessari;
• la conservazione delle Segnalazioni e della documentazione a queste ultime inerente per un
  periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali i dati sono stati
  raccolti o successivamente trattati e comunque non superiori ai 5 anni dalla data di
  comunicazione dell’esito della segnalazione

Le funzioni coinvolte nelle attività di riscontro della fondatezza della Segnalazione assicurano,
ciascuna per quanto di competenza, la tracciabilità dei dati e delle informazioni e provvedono
alla conservazione e archiviazione della documentazione prodotta, cartacea e/o elettronica, in
modo da consentire la ricostruzione delle diverse fasi del processo stesso.
Fermi restando gli obblighi di tempestiva informativa al verificarsi di determinati eventi,
l’Istruttore del CAF CNA S.R.L. assicura un flusso riepilogativo annuale sulle segnalazioni
pervenute e gestite:

• al Consiglio di Amministrazione;
• al Collegio Sindacale;
• all’organismo di vigilanza.

6.4 Riservatezza e divieto di ritorsione e/o di misure discriminatorie

Il CAF CNA S.R.L. assicura la presa in carico, nei modi sopra descritti, di tutte le Segnalazioni
pervenute. È compito degli Istruttori garantire la riservatezza del Segnalante sin dal momento
della presa in carico della Segnalazione, anche al fine di evitare il rischio di ritorsioni e/o
discriminazioni ai danni di chi effettui la Segnalazione.
Fermi restando i diritti riconoscibili in capo al Segnalante ai sensi degli artt. 15 e ss. del
Regolamento (UE) 2016/679, la Segnalazione e la documentazione allegata non può essere
oggetto di visione né di estrazione di copia da parte di eventuali richiedenti.
Ad eccezione dei casi in cui si configuri una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione
ai sensi delle disposizioni del codice penale o dell’art. 2043 c.c., nonché delle ipotesi in cui
l’anonimato non è opponibile per legge (come, per esempio, indagini penali, tributarie o
amministrative, ispezioni di organi di controllo), l’identità del Segnalante è comunque protetta
in ogni fase successiva alla Segnalazione; pertanto, fatte salve le eccezioni di cui sopra,
l’identità del Segnalante non può essere rivelata senza il suo espresso consenso.
Per quanto concerne, in particolare, l’ambito del procedimento disciplinare, l’identità del
Segnalante può essere rivelata al responsabile della funzione del CAF CNA S.R.L., in qualità di
titolare dei procedimenti disciplinari e/o all’incolpato solo nei casi in cui:

• vi sia il consenso espresso del Segnalante;
• la contestazione dell’addebito disciplinare risulti fondata unicamente sulla Segnalazione
  e la conoscenza dell’identità del Segnalante risulti assolutamente indispensabile alla
  difesa dell’incolpato, come da quest’ultimo richiesto e motivato per iscritto. In tale
  circostanza, spetta al responsabile della funzione del CAF CNA S.R.L. titolare dei
  procedimenti disciplinari valutare la richiesta dell’interessato e se ricorra la condizione
  di assoluta indispensabilità della conoscenza del nominativo del Segnalante ai fini della
  difesa. Qualora la ritenga fondata, il responsabile della funzione dovrà avanzare
  richiesta motivata all’Istruttore, contenente un’esposizione chiara e precisa delle
  ragioni per le quali risulti indispensabile la conoscenza dell’identità del Segnalante.

Gravano sul responsabile della gestione dei procedimenti disciplinari del CAF CNA S.R.L. gli
stessi doveri di comportamento, volti alla riservatezza del Segnalante, cui sono tenuti gli
Istruttori.
In ogni caso, il trattamento dei dati personali delle persone coinvolte e/o citate nelle
Segnalazioni effettuate ai sensi della presente Policy avrà luogo, in quanto compatibili, in conformità alla normativa vigente ed alle procedure del CAF CNA S.R.L. in materia di tutela dei
dati personali.
Il CAF CNA S.R.L. non consente né tollera nei confronti del Segnalante atti di ritorsione o
discriminazione, diretti o indiretti, aventi effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati,
direttamente o indirettamente, alla Segnalazione. Per misure ritorsive e/o discriminatorie si
intendono tutte le azioni disciplinari ingiustificate ed ogni altra forma di ritorsione che
determini un downgrade delle condizioni di lavoro.
La violazione dell’obbligo di riservatezza ovvero il compimento di atti di ritorsione o
discriminatori nei confronti del Segnalante è fonte di responsabilità disciplinare, fatta salva
ogni ulteriore forma di responsabilità prevista dalla legge.
È altresì vietata ogni forma di ritorsione o discriminazione avente effetti sulle condizioni di
lavoro di chi collabora alle attività di riscontro della fondatezza della Segnalazione.
Il soggetto che ritiene di aver subito una discriminazione per il fatto di aver segnalato un illecito
o irregolarità deve informare, in modo circostanziato, gli Istruttori che, nel caso di riscontro
positivo, segnalano l’ipotesi di discriminazione alle strutture, funzioni o organi competenti.
Fermo restando quanto sopra, sono comunque fonte di responsabilità, eventuali forme di
abuso della presente Policy, quali le Segnalazioni, che si rivelano infondate, manifestamente
opportunistiche e/o effettuate con dolo o colpa grave (cd “Segnalazioni in malafede”).

6.5 Abusi e Tutela

Il CAF CNA S.R.L. si impegna ad evitare situazioni in cui il Segnalante abusi della procedura
per ottenere vantaggi personale a danno del Segnalato. Il Segnalante è chiamato a dichiarare
l’esistenza di eventuali conflitti di interesse e a specificare l’impegno a riferire quanto di sua
conoscenza secondo verità.
Al fine di evitare che l’istituto del Whistleblowing venga utilizzato abusivamente e in malafede il
CAF CNA S.R.L., impregiudicata la responsabilità penale e civile del Segnalante, nell’ipotesi di
Segnalazione calunniosa di abuso o strumentalizzazione intenzionale della procedura di
Whistleblowing, Segnalazione in “mala fede”, vale a dire di Segnalazione manifestamente
opportunistica e/o effettuata con dolo o colpa grave, può avviare procedure disciplinari.
L’abuso dell’istituto della Segnalazione può aversi:

• Segnalante che segnali situazioni non comprese tra quelle sopra elencate e che rientrano
  nella procedura Whistleblowing come prevista dalla normativa e dalla presente Policy;
• Segnalante che riporti falsamente un fatto solamente per arrecare un danno alla persona
  segnalata;
• Segnalante che abbia partecipato a comportamenti irregolari unitamente ad altri soggetti e
  attraverso la segnalazione cerchi di assicurarsi una sorta di “immunità” da future sanzioni
  disciplinari;
• Segnalante che voglia utilizzare la procedura di Whistleblowing come possibile scambio per
  ottenere la riduzione o l’esclusione di una precedente sanzione disciplinare o per ottenere
  benefici come bonus o promozioni.

Al fine di evitare eventuali abusi, in assenza di riscontri oggettivi a seguito dell’istruttoria
espletata dagli Istruttori incaricati, il CAF CNA S.R.L. non procederà a comminare alcuna
sanzione disciplinare al soggetto segnalato. Verrà valutato eventualmente se del caso
procedere con sanzioni disciplinari verso il Segnalante.

7. DESTINATARI DELLA POLICY

• La presente Policy deve avere la massima diffusione possibile.
  A tal fine, viene resa disponibile sul sito web del CAF CNA S.R.L. https://caf.cna.it, ed inviata a
  tutti i dipendenti, addetti e collaboratori attraverso l’indirizzo email istituzionale. Alla presente
  policy sono allegati i QRCode per accedere alla procedura di segnalazione approntata dal CAF
  CNA S.R.L. Le modalità di contatto degli Istruttori che si occupano delle segnalazioni per il CAF
  CNA S.R.L avvengono attraverso la piattaforma previa registrazione da parte del segnalante.
  Sul sito internet https://caf.cna.it è prevista l’apposita sezione in cui cliccando sul link si
  rimanda alla piattaforma YesNology utilizzata per la digitalizzazione dell’intero processo.
  L’Istruttore stesso individua le più opportune iniziative per assicurare la massima diffusione
  della presente Policy ed il corretto recepimento dei suoi contenuti.

8. ENTRATA IN VIGORE E PERIODO DI CONSERVAZIONE DATI

• La presente procedura entra in vigore a partire dal 15 dicembre 2023
  I dati personali raccolti per le finalità sopra esposte saranno conservati dal CAF CNA S.R.L. per il
  tempo necessario all’accertamento della fondatezza della segnalazione e, se del caso,
  all’adozione dei provvedimenti disciplinari conseguenti e/o all’esaurirsi di eventuali contenziosi
  avviati a seguito della segnalazione e, comunque, non oltre 5 anni dalla chiusura della
  procedura, vale a dire dalla data della comunicazione dell’esito della segnalazione.
  Successivamente tali dati saranno distrutti (diritto all’oblio) o resi in forma anonima
  (pseudonimizzazione) se necessari per finalità statistiche o di storicizzazione.